8 روش مدیریت تیم در زمان فاصله اجتماعی
سخن مشاور مدیریت:
شیوع بیماری کرونا تاکنون تغییرات زیادی را رقم زده است. دامنه این تغییرات از زندگی فردی تا اجتماعی انسانها بوده است. بنابراین کار و زندگی کاری نیز تحت تاثیر این تغییرات قرار گرفته است. حال در این زمان زندگی کاری مدیری که تاکنون اعضای تیمش در فاصلهای نزدیک از او بودهاند و در کمترین زمان به مدیریت آنها میپرداخته،تغییر کرده است و این سوال مطرح میشود که؛ چگونه آنها را از راه دور مدیریت کند؟
مواجه با بحران ناشی از بیماری کرونا همانند هر بحران دیگری نیازمند مهارتهایی است که افراد بایستی آنها را کسب کنند. درک این شرایط به مدیران و تیمها کمک میکند که با شناخت انتظارات یکدیگر بتوانند به وظایف خود عمل کنند و در این شرایط سخت یاریگر سازمانهای خود در دستیابی به اهدافشان بااشند.
شیوع این بیماری باعث شده است تا انجام وظایف با دورکاری مورد توجه بسیاری قرار گیرد. سازمانها و شرکتهایی که تاکنون تجربهای از تیمهای مجازی نداشتهاند اکنون خود را در میانه مواجه با این مساله میبینند و برای یادگیری چه موقعی بهتر از شرایط بحرانی. در واقع یادگیری از این شرایط را شاید بتوان به عنوان منبعی از دانش برای کسب تجربه، مهارت و تعمیم به زمانهای آتی دانست و از این تجربه برای چابک کردن سازمانها و تیمها، برای پاسخگویی منعطفتر به ایجاد شرایط کاری بهتر و شخصیسازی نحوه انجام کارها و شاید برای ایجاد محیطهای کاری پویاتر استفاده کرد.
8 راه برای مدیریت تیم خود در زمان فاصله اجتماعی ویروس
مدیریت بر خود در زمان قرنطینه، بدون تعامل چهره به چهره و ساختن یک روز کاری معمولی، به اندازه کافی چالش برانگیز است. حال علاوه بر آن، وظیفه مدیریت یک تیم، به ویژه هنگامی که قبلاً آنرا انجام ندادهاید نیز به این شرایط اضافه شده که دلهرهآور است.
شرایط تحت فشار، عدم اطمینان بیشتر و احساس نداشتن محل کار آن را دشوارتر میکند. تحت قرنطینه، هر جنبهای از نقش مدیر پیچیده است و بیشتر به چشم میآید. باید انتظارات خود را از چگونگی انجام کار دوباره تنظیم کنید و سبک مدیریت خود را با شرایط جدید تطبیق دهید.
برای کمک به مدیرانی که به تازگی با این شرایط مواجه شدهاند – یا حتی مدیرانی که تجربه شرایط مشابهی دارند اما به راهنماییهای تکمیلی نیاز دارند؛تیموتی کلارک توصیههایی برای حمایت از یادگیری مستمر و رفاه عاطفی کارکنان دارد.
۱. انتظارات خود را دوباره تنظیم کنید.
بیشتر تیمها اجتماعی هستند و به استانداردسازی و کار همزمان عادت دارند. آنها با هم کار میکنند، در یک محل کار، در شرایط مشابه کاری و با همان برنامه کاری. در یک محیط قرنطینه، مدیران باید به تیمهای خود کمک کنند که فوراً به سمت شخصیسازی و کار ناهمزمان بروند. شما باید انتظارات خود را از چگونگی کسب نتیجه، زمان کارها و چگونگی انجام وظایف، مجدداً تنظیم کنید. به اعضای تیم اجازه دهید تا وظایف خود را طبق شرایط خودشان انجام دهند. این یعنی تمرکز روی نتایج و ارائه انعطافپذیری بیشتر.
۲. همیشه در تماس باشید.
تحقیقات جامعه سنجی ثابت میکند که زمانهای کوتاهتر چرخه ارتباط، در ایجاد، حفظ روحیه و تعامل موثرتر است. برای برقراری تماس منظم از پیامرسانی فوری استفاده کنید. نگذارید که کارمندی نیم روز بدون تعامل باشد. ممکن است بخواهید هر روز یک جلسه برگزار کنید، تماس ویدیوئی بهتر است، شاید با تفویض مسئولیت برگزاری به عضو دیگری از تیم. این انتظار را ایجاد کنید که همه اعضا با تمرکز کامل و به دور از عوامل حواس پرتی حضور داشته باشند.
«بازیکن تیم مجازی بودن را مدل کنید و آنرا پیاده سازی نمایید»
۳.از یادگیری مستمر پشتیبانی کنید اما مختصر و مفید.
یادگیری در این محیط جدید نباید متوقف شود، اما ممکن است استفاده از یادگیریهای جزیی عملیتر باشد. در به اشتراک گذاشتن درسهای کوتاه درباره یک موضوع مشخص در یک بخش پنج تا 10 دقیقهای تمرکز کنید. موضوعات این درسها میتواند کاربرد یک ابزار ، رفتار یا مهارت خاص را در بر بگیرد. ارائه این دروس را بین اعضای تیم بچرخانید و به آنها اجازه دهید موضوعات مورد نظر خود را برای آموزش مشخص کنند. ممکن است از یک عضو تیم دیگر بخواهید که درباره درسهای آموخته شده صحبت کند و درباره کاربرد، ارتباط و پیامدهای آنچه که همه آموختهاند ، بحث کوتاهی انجام دهد.
۴. لایهای از مربی و همیارها به منظور ایجاد پشتیبانی دوطرفه ایجاد کنید.
پاسخگویی به نیازهای تک تک اعضای تیم به سرعت ظرفیت بسیاری از مدیران را هدر خواهد داد. برای توزیع این مسئولیت، اعضای تیم را در گروههایی سازماندهی کنید و افراد را به همیار-مربیهای تعیین شده اختصاص دهید. این مدل رهبری مشترک، لایه دوم حمایتی و حفاظتی متقابل در برابر انزوای عاطفی را ایجاد میکند. از همیارها بخواهید که روزانه با اعضا در تماس باشند، اشتغال و حال افراد را ارزیابی کنند. اگر افراد قبلاً چنین نقشی نداشتهاند، ارائه برخی راهنماییهایی میتواند برای آنها مفید باشد.
۵. لحن و صدا راب به عنوان شاخصهای نشانگر، برای بازخورد چهره به چهره تفسیر کنید.
وقتی در محل کار نیستید خواندن علائم عاطفی افرادتان دشوارتر است. به جای تکیه بر دادههای غیرکلامی و زبان بدن، حالا باید به شاخصهای نمایانگر دیگری مانند متن پیامها، صدا و ارتباطات ویدیوئی غیر مستمر توجه کنید. الگوهای لحن مکاتبات کتبی، فراز و فرود صدا، دفعات ارتباطات صوتی و هرگونه ژست بدنی در ارتباطات ویدیوئی را مورد توجه دقیق قرار دهید. اگر افراد خود را خوب بشناسید، تغییر در این الگوهای به شما کمک میکند سریعا تشخیص دهید که کدامیک از اعضای تیم به حمایت بیشتری نیاز دارد.
۶. خوشبینی را در نظر داشته باشید و ترس تیم را تخلیه کنید.
خوشبینی مسری است. رهبرانی که بیانگر امید به آینده و اطمینان باشند، بهتر میتوانند به اعضای تیم خود کمک کنند تا به خصوص در شرایط استرسزا ، معنا و هدف را در کار پیدا کنند. و شوخ طبعی را به عنوان دریچهای رو به تسکین فراموش نکنید. به یاد داشته باشید که ترس ابتکار عمل را میخشکاند ، نسخه خلاقیت را میپیچید و به جای تعهد، تضاد را به همراه میآورد. در نهایت، در نظر بگیرید که محدودیتها اغلب عاملی هستند که باعث ایجاد نوآوری میشوند. از تیم خود بخواهید تا از شرایط قرنطینه بعنوان محرک ایدههای جدید استفاده کند.
۷. حتی اگر موضوعی برای بهروز رسانی وجود ندارد، بهروز رسانی کنید.
عدم اطمینان باعث اضطراب میشود. هرچه بیشتر ارتباط داشته باشید و به اشتراک بگذارید، احتمال کمتری برای ایجاد خلاء اطلاعاتی در تیم شما وجود دارد. به طور منظم با یکدیگر ارتباط داشته باشید، حتی اگر اطلاعات جدیدی برای اشتراکگذاری ندارید. حفظ شفافیت در زمان یک بحران همراه با بهروز رسانیهای مکرر، بیانگر حسن نیت، همدلی و توجه واقعی برای تیم شما است.
۸.مرتباً میزان استرس و درگیر بودن با کار را بسنجید.
برای اعضای تیم خود کاملاً واضح بیان کنید که نگرانی اصلی شما حال خوب آنهاست. با پرسیدن دورهای دو سؤال سریع از هر یک از اعضای تیم برای نظارت بر درگیر بودن آنها با کار وقت بگذارید. از آنها بخواهید در مقیاس صفر تا 10.
اول، میزان استرسشان را ارزیابی کنند.
دوم، میزان درگیر بودن شان را با کار ارزیابی کنند.
ممکن است احساس شهودی یا ذهنی شما نسبت به فرد اشتباه باشد ، این دو سوال به شما در دریافت پاسخهای کمی کمک میکند. امنیت روانی در جایی که اعضای تیم شما احساس تعلق، یادگیری و مشارکت دارند و از به چالش کشیدن وضع موجود ترسی ندارند و همه اینها بدون ترس از خجالت کشیدن، به حاشیه رانده شدن یا تجربه نوعی از مجازات؛ حتی در شرایط قرنطینه بسیار مهم است. هنگامی که شما این شرایط را ایجاد و حفظ کنید، به آنها اجازه میدهید که عملکرد و مشارکتشان را ادامه دهند و شاید مهمتر از همه، در چنین شرایطی، انسانیت آنها را تصدیق میکنید.
«انسانها موجوداتی بسیار اجتماعی هستند و دارای حس تعلق به اجتماعات»
| مترجم/ مولف | مهدی چالاکی |
| عنوان مقاله | 8 Ways to Manage Your Team While Social Distancing |
| منبع/ ماخذ | HBR |